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Recomendaciones para Registros de Juntas Trimestrales (o Semestrales).

Los registros permanentes deberán incluir:

1. Minutas firmadas por los Secretarios Presidentes y de Actas.
2. Cartas o documentos enviados o publicados de interés para la Junta, sean o no parte de las Minutas (ejemplo; enviadas a nombre de un comité).
3. Correspondencia acerca de inquietudes que pueden ser presentadas ante la Junta.
4. Escrituras, testamentos, registros de propiedad, si es que los hay.
5. Copias de publicaciones de cualquier Junta Trimestral y de cualquiera que haya sido publicada bajo su cuidado.

La vida está destinada a ser vivida a partir de un centro, de un centro divino … una vida de paz y de poder tranquilos. Es sencillo. Es sereno. No requiere tiempo, pero ocupa todo nuestro tiempo.

THOMAS R. KELLY
TESTAMENT OF DEVOTION, 1941

         Una vida centrada en Dios estará dirigida a mantener la comunicación con Dios abierta y sin obstáculos. La sencillez se logra mejor a través de un orden correcto de prioridades, manteniendo humildad en el espíritu, evitando un exceso de autocomplacencia, resistiendo la acumulación de posesiones innecesarias y evitando que nuestras vidas estén demasiado ocupadas.
         Elise Boulding escribe en My part in the Quaker Adventure, «La sencillez, la belleza y la felicidad van juntas si son un producto secundario de un interés por algo más importante que nosotros mismos».

¿Centro mi vida consciente en la presencia de Dios de tal manera de que todas las cosas tomen su lugar correcto?

¿Vivo con sencillez y promuevo la repartición correcta de la generosidad del mundo?

¿Mantengo mi vida libre de confusión por exceso de cosas y actividades evitando compromisos más allá de mi fuerza y de mi Luz?

¿Cómo mantengo la sencillez, la moderación y la honestidad en mi discurso, en mi manera de vivir y en mi trabajo diario?

¿Reconozco cuando tengo suficiente?

¿Es la vida de nuestra Junta ordenada de tal manera que nos ayude a simplificar nuestras vidas?

Recomendaciones para los Registros de las Juntas Mensuales

Los registros permanentes deberán incluir:

1. Cada Junta Mensual deberá conservar sus propias Minutas firmadas por el Secretario Presidente y por el Secretario de Actas. Las Minutas deberán incluir los informes del Tesorero y las cartas enviadas al cuidado de la Junta, ya sea en forma adjunta o bien incorporadas a las minutas.
2. Cualquier registro financiero que no esté incluido en las minutas: por ejemplo, copias de escrituras o de contratos.
3. Si la Junta está incorporada, los registros de incorporación y las minutas de las Juntas Anuales.
4. Una lista de la membresía de la Junta Mensual, actualizada anualmente por el Registrador de la Junta Mensual y referida, según se requiera, al Secretario de Estadística de la Junta Anual. Una lista de los matrimonios bajo el cuidado de la Junta (sean miembros o no).
5. Registros de membresía, activamente conservados, de miembros actuales o pasados, incluyendo registros de nacimientos, matrimonios, muertes y transferencias.
6. Registros de Instrucciones para Asuntos Finales.
7. Registros de membresía de miembros fallecidos o dados de baja.

Preparación de minutas de Reunión
Algunas Prácticas Útiles

         La preparación expedita de minutas útiles puede recibir ayuda de muchas formas. A continuación tenemos algunas sugerencias.
         Los secretarios de actas y presidente pueden estudiar el orden del día juntos antes de la Reunión.
         Una minuta efectiva consiste usualmente de tres secciones 1) razones que se manejan con relación al asunto ante la Reunión; 2) decisión aprobada; 3) quien es responsable por llevar a cabo la decisión, incluyendo como va a ser el financiamiento (Ver el cuerpo del texto para «minutas de acción» y «minutas de ejercicio»).
         El borrador de una minuta puede ser preparado previamente para que ésta sea editada durante la Reunión mientras la discusión del asunto se lleva a cabo (Ejemplos: membresía, matrimonios, asuntos que tengan alternativas claras).
         Los informes orales de un comité deberán ser suplementados con una versión escrita y deberán incluir copias del borrador de las minutas de acción.
         Asigne identificación por temas a las secciones de las minutas y permita que las minutas de acción sean numeradas en serie (ej. 1-7:2000 = Minuta 1: 7mo. Mes: año 2000). Ambas facilitan la referencia en el futuro.
         Sea cuidadoso al distribuir y al archivar las copias de las minutas para asegurarse de que aquéllos a quienes se ha dado una responsabilidad en una Junta, tengan una copia escrita de la decisión.
         Hasta donde sea posible haga las minutas completas, entendibles, sin confiar en anexos, los cuales a menudo se extravían.
         Algunas Juntas Mensuales aprueban todas las minutas durante la misma Reunión y las leen en la próxima con el único propósito de informar. En otras Juntas, el secretario de actas toma notas y prepara las minutas después (excepto en el caso de minutas de acción). Esas minutas son leídas para corrección y aprobación durante la próxima Reunión Mensual.

Ejemplo de Carta de Transferencia

Junta Mensual de Palo Alto
Sociedad Religiosa de los Amigos
957 Colorado Ave.
Palo Alto, CA 94303
(650) 856-0744

Febrero 13, 1999
Secretario
Junta Mensual de Cambridge
5 Longfellow Park
Cambridge, Massachusetts 02138

Estimado Secretario,

         Adjuntos a esta carta se encuentran los documentos con relación a la transferencia de membresía solicitada por________________

1) Certificado de Transferencia.

2) Formatos de Aceptación de Transferencia (2 copias)
Por favor regrese una copia y conserve la otra para su archivo si lo desea.

3) Registro de Membresía de la Junta.
Al aceptar la solicitud de transferencia de _____________ varios de nuestros miembros expresaron cariñosos recuerdos y afecto por él. Nosotros lo encomendamos a su afectuoso cuidado.

Sinceramente,
El Secretario.

        Los Amigos quienes reflexivamente se preparan para reunirse con mentes claras y corazones abiertos, incrementan la profundidad y la calidad de las Reuniones para Adoración y para Acuerdos. La preparación puede incluir oración y adoración normal, la lectura de las Escrituras y de otra literatura devocional, la reflexión y otras formas de experimentar la presencia de Dios. La calidad de la participación de cada persona afecta a toda la comunidad. Asistir regular y puntualmente es de gran ayuda, como también lo es el escuchar atentamente al ministerio vocal de otros y el ejercicio de un discernimiento cuidadoso al ofrecer el ministerio vocal. La preparación genuina incluye conocer a los otros en la Reunión, ser servicial y a través de palabras, acciones y actitudes honrar las relaciones convenidas unos con otros y con el Dios Viviente.

        La Junta Anual del Pacífico está interesada en que todos aquéllos que tengan la inspiración de venerar a Dios según la costumbre de los Amigos, puedan hacerlo. Los Grupos de Adoración, las Juntas Preparatorias y las nuevas Juntas Mensuales, permiten a la Sociedad Religiosa de los Amigos crecer, cambiar y en forma efectiva acoger tanto a recién llegados como a Amigos experimentados quienes requieran un nuevo sitio para la adoración.