Preparación de minutas de Reunión
Algunas Prácticas Útiles

         La preparación expedita de minutas útiles puede recibir ayuda de muchas formas. A continuación tenemos algunas sugerencias.
         Los secretarios de actas y presidente pueden estudiar el orden del día juntos antes de la Reunión.
         Una minuta efectiva consiste usualmente de tres secciones 1) razones que se manejan con relación al asunto ante la Reunión; 2) decisión aprobada; 3) quien es responsable por llevar a cabo la decisión, incluyendo como va a ser el financiamiento (Ver el cuerpo del texto para «minutas de acción» y «minutas de ejercicio»).
         El borrador de una minuta puede ser preparado previamente para que ésta sea editada durante la Reunión mientras la discusión del asunto se lleva a cabo (Ejemplos: membresía, matrimonios, asuntos que tengan alternativas claras).
         Los informes orales de un comité deberán ser suplementados con una versión escrita y deberán incluir copias del borrador de las minutas de acción.
         Asigne identificación por temas a las secciones de las minutas y permita que las minutas de acción sean numeradas en serie (ej. 1-7:2000 = Minuta 1: 7mo. Mes: año 2000). Ambas facilitan la referencia en el futuro.
         Sea cuidadoso al distribuir y al archivar las copias de las minutas para asegurarse de que aquéllos a quienes se ha dado una responsabilidad en una Junta, tengan una copia escrita de la decisión.
         Hasta donde sea posible haga las minutas completas, entendibles, sin confiar en anexos, los cuales a menudo se extravían.
         Algunas Juntas Mensuales aprueban todas las minutas durante la misma Reunión y las leen en la próxima con el único propósito de informar. En otras Juntas, el secretario de actas toma notas y prepara las minutas después (excepto en el caso de minutas de acción). Esas minutas son leídas para corrección y aprobación durante la próxima Reunión Mensual.