Los funcionarios de la Junta Anual son nominados por el Comité de Nominaciones y designados por la Junta Anual. Los funcionarios son seleccionados de la membresía de la Junta Anual con base a su capacidad, su disponibilidad para servir, a su representación geográfica y a sus recursos de liderazgo actual y potencial. No hay un patrón predeterminado de rotación o de designación para el liderazgo; tres designaciones anuales consecutivas han sido un patrón frecuente. Los períodos generalmente comienzan al cierre de la sesión anual y duran por un año. Se espera que los funcionarios salientes completen sus responsabilidades con relación a la sesión anual y que orienten a los nuevos designados.
EL SECRETARIO (CLERK). El Secretario tiene la responsabilidad principal por las sesiones plenarias de la Junta Anual. El Secretario:
• con la ayuda del comité de asesoría del Secretario, prepara la agenda para las sesiones de la Junta Anual, disponiendo la adoración, el compartir, los acuerdos y los informes de organizaciones de los Amigos;
• preside en las sesiones plenarias y en las del Comité de Representantes y es miembro ex-oficio de todos los comités;
• envía la Epístola a las Juntas Anuales por todo el mundo;
• en cooperación con los Secretarios de Actas, es responsable por la forma final de las minutas de la Junta Anual; y
• se asegura que las instrucciones de la Junta Anual sean llevadas a cabo.
Con base en las recomendaciones del Comité de Nominaciones, la Junta Anual designa a los secretarios adicionales que pudieran ser necesarios, incluyendo un Asistente del Secretario, Secretarios de Actas y un Secretario de Lectura. Cuando el Secretario Presidente no está disponible, la Junta Anual llama a los anteriores Secretarios Presidentes empezando por el inmediato anterior.
EL ASISTENTE DEL SECRETARIO. Un Amigo experimentado en los trabajos de la Junta Anual ayuda al Secretario Presidente con arreglos prácticos para conducir acuerdos. El Asistente supervisa la programación de los grupos de interés y de adoración compartida y la Noche de la Comunidad.
LOS SECRETARIOS DE ACTAS sirven períodos traslapados de dos años. Ellos ayudan al Secretario Presidente en la formulación de minutas precisas de todos los procedimientos de la Junta Anual y de las sesiones del Comité de Representantes. Éstas son leídas a la Junta para su corrección y aprobación. Así se constituyen las minutas de acción oficiales de la sesión. El Secretario de Lectura ayuda al Secretario Presidente seleccionando y leyendo Epístolas enviadas a la Junta Anual así como otras comunicaciones cuya lectura pudiese ser necesaria.
EL COMITÉ DE ASESORÍA DEL SECRETARIO incluye a tres o cuatro Amigos experimentados quienes tienen la capacidad de reconocer y apreciar la diversidad en la membresía. Su tarea es dar apoyo en la planeación de las sesiones y ayudar a que el Secretario permanezca flexible y sensible al amplio espectro de sentimientos, pensamientos y estilos presentes en la Junta Anual. El Secretario de la Junta Anual y el Secretario de Ministerio y Atención, en consulta con este comité, seleccionan el comité de asesoría.
EL TESORERO recibe y retiene los fondos de la Junta Anual, realiza desembolsos autorizados y conserva registros completos de todos los ingresos y gastos. El Tesorero presenta estados financieros provisionales a la Junta Anual en su sesión anual y estados financieros definitivos del año fiscal anterior al Comité de Representantes. El Tesorero es un miembro del Comité de Finanzas y de la Corporación de la Junta Anual en calidad de ex-oficio. Un Tesorero Asistente puede ser designado para ayudar al Tesorero cuando sea necesario. El Tesorero es designado para un período de tres años consistente con el año fiscal (de octubre a septiembre).
EL SECRETARIO DE ESTADÍSTICAS es responsable de reunir los informes anuales de estadística (nacimientos, fallecimientos, matrimonios, nuevas membresías, cambios de domicilio) de las Juntas constituyentes así como de conservar las listas y las direcciones de los Grupos de Adoración, de las Juntas Preparatorias y de los Secretarios de Juntas locales. Estas listas son distribuidas a las Juntas y enviadas a otras organizaciones de Amigos de manera apropiada. El informe anual del Secretario de Estadística es entregado a la Junta Anual. El Secretario de Estadística también mantiene formatos actualizados, archivos y registros de la Junta Anual y periódicamente los transfiere al cuidado del Historiador-Archivista (Ver Apéndices 1E y 2). Dos miembros del Comité de Ministerio y Atención son nombrados para estar disponibles para dar Guía y orientación al Secretario de Estadística. El Secretario de Estadística es un miembro ex-oficio del Comité de Finanzas y es nombrado por un período de tres años.
EL HISTORIADOR ARCHIVISTA reúne, organiza y preserva los materiales relacionados con el desarrollo y con la historia de la Junta Anual del Pacífico y con los de su precursora, la Asociación de los Amigos de la Costa del Pacífico. El Historiador Archivista trabaja con los Secretarios de Actas para mantener un índice de las minutas de la Junta Anual del Pacífico y del Comité de Representantes como una ayuda para los funcionarios y los comités en su trabajo. El Historiador Archivista es nombrado para un período de tres años y sirve en el Comité de Disciplina ex-oficio. Los registros y los materiales son almacenados en la biblioteca del Whittier College en un salón que esta institución acordó destinar para este propósito en 1986 (Ver Apéndice 2).
EL SECRETARIO DE ARREGLOS tiene la responsabilidad primordial por todos los preparativos y las operaciones de los servicios de apoyo necesarios para la adecuada celebración de la Junta Anual. Estos arreglos pueden incluir la negociación de un contrato para la sede en consulta con el Secretario Presidente, con el Tesorero y con el Secretario del Comité de Sede. El Secretario de Arreglos nombra a un Comité de Arreglos, sirve como su convocador y es un miembro del Comité de Representantes. El Asistente del Secretario de Arreglos sirve como ayudante al Secretario de Arreglos y es miembro ex-oficio del Comité de Arreglos.
Las obligaciones del REGISTRADOR giran solamente alrededor de la sesión anual. Éstas incluyen el establecimiento de las cuotas en consulta con el Comité de Finanzas, diseñar y reunir los materiales de registro y asignar el alojamiento, todo esto de acuerdo a las necesidades para adaptarse a la sede. El Registrador trabaja en estrecha relación con otros funcionarios para ver que sea lo más conveniente posible, tanto física como financieramente, para todos, asistir a la sesión anual.