Procedimiento para la Transferencia de la Membresía.

PARA EL MIEMBRO
1. Cuando una relación con la nueva Junta ha sido establecida, el miembro se dirige al Secretario de la junta anterior, solicitando un Certificado de Transferencia (remoción) a la nueva Junta.
2. Al mismo tiempo, el miembro escribe al Secretario de la nueva Junta haciendo la indicación de que la solicitud por la transferencia ha sido hecha.

PARA LA JUNTA ANTERIOR
1. El Secretario recibe la solicitud de transferencia.
2. La solicitud es leída a la Junta Mensual y es entregada al Comité de Atención.
3. Si todo está en orden, el Comité de Atención recomienda a la Junta Mensual que la transferencia sea aprobada.
4. La Junta aprueba la transferencia.
5. El Secretario o el registrador llena dos copias del Certificado de Transferencia y parcialmente llena una Aceptación de Transferencia, una copia del Certificado y de la Aceptación son enviadas a la Junta que va a recibir al miembro. (La Junta anterior está obligada a informar a la Junta nueva propuesta de cualquier condición o problema experimentado por un miembro en proceso de transferencia).
6. El Secretario o el Registrador retiene una copia del Certificado de Transferencia.
7. Si la respuesta no es recibida en un tiempo razonable, otra copia del Certificado de Transferencia puede ser preparada y enviada a la nueva junta.
8. Cuando la Aceptación de la Transferencia es recibida de la nueva Junta, una copia de los registros de la Membresía del miembro es enviada a la nueva Junta completando así el intercambio. El Secretario o el Registrador anexará la copia de la Aceptación a los Registros de Membresía de la Junta de ese miembro y archiva esos documentos en la forma en que los registros de «ex-miembros» sean conservados. El Amigo continua siendo miembro de la junta anterior hasta que la nueva Junta haya preparado la minuta de aceptación durante su Reunión para Acuerdos. La fecha de esa Reunión señala la membresía oficial en la nueva Junta y así se reporta a la Junta Anual en el informe de Estadística Anual.

PARA LA NUEVA JUNTA
1. El Secretario habrá recibido la carta del miembro en cuanto a su intención de transferir su membresía. Cuando el Certificado de Transferencia (Remoción) y la Aceptación de Transferencia son recibidas, el Secretario las confirma y las reporta a la próxima Reunión para Acuerdos. El material es entregado al Comité de Atención. Para evitar demoras innecesarias, el Secretario puede hacer esto directamente si los Consejeros planean reunirse antes de la próxima Reunión para Acuerdos.
2. Los Consejeros designan a un Comité de Visitas compuesto por tres Amigos, uno de los cuales es un Consejero. Ellos exploran junto con el miembro en proceso de transferencia los asuntos que sean necesarios para que haya entendimiento y comodidad mutuos en la nueva relación. Cuando el Comité de Visitas encuentra claridad, lo reporta al Comité de Atención, el cual, entonces, hace su recomendación a la próxima Reunión Mensual para Acuerdos. Si el Comité de Atención encuentra causa para demora, lo reporta regularmente a la Reunión Mensual para Acuerdos. El asunto deberá aparecer en la agenda hasta que sea resuelto.
3. Cuando el Comité de Atención recomienda la aceptación del Certificado de Transferencia a la Reunión Mensual para Acuerdos, el asunto es pospuesto hasta la próxima Reunión para Acuerdos. Ninguna acción es llevada a cabo hasta entonces.
4. En la próxima Reunión para Acuerdos, la Reunión manifiesta su decisión en una minuta con relación a la aceptación del Amigo como miembro. Con la aceptación, esa minuta registra la membresía en la nueva Junta en la fecha ahí indicada.
5. El Secretario entrega al miembro una copia de la minuta de aprobación.
6. El Secretario llena el formato de Aceptación de Transferencia y hace una copia.
7. El Secretario o el Registrador envía la copia de la Aceptación de la Transferencia al Secretario de la junta Anterior.
8. El Certificado de Aceptación y la Aceptación original de la Transferencia se convierten en el registro de membresía de la Junta. El Registrador los conserva en el archivo de miembros actuales de la Junta. La Junta recibirá una copia de los registros de membresía de la Junta Anterior. Esto no es un registro oficial y puede ser guardado como la Junta lo acostumbre cuando se trata de información de membresías previas acerca de sus miembros.
9. Cuando la transferencia sea aceptada, la Junta Mensual deberá inmediatamente hacer los arreglos para una bienvenida a su nuevo miembro.
10. El nuevo miembro será incluido en el próximo Informe Estadístico de la junta.

NOTA: Las Juntas varían en la forma en que distribuyen las responsabilidades del Secretario y del Registrador. Para evitar demoras o confusiones innecesarias, será conveniente que cada Junta clarifique estas tareas.